miércoles, 11 de julio de 2012

Gestión y Tiempo (I)


No dejes las responsabilidades en manos de la casualidad . 


Por Wershin Montiel 

“No tengo tiempo!”… es una de las expresiones más frecuentes en el ámbito de gestión, particularmente cuando de procesos de cambio y control se trata, y cuando se nos solicita mayor rendimiento en la mismas condiciones y recursos. Su contenido es limitante y es la voz de alguno de los siguientes escenarios subyacentes, (entre otros):

1. Es una observación. Es decir, la realidad percibida a través de los sentidos del enunciante y de quienes observan la expresión es consciente a todos. Aquí el “no tengo tiempo” es fáctico y se puede probar a través de una matriz de evaluación de la administración del recurso tiempo; la falta del mismo es reconocida por todos.

2. Es un resultado. Deriva de condiciones emocionales / creencias cuyo entregable es el pensamiento “no tengo tiempo” sin la existencia previa de una observación eficiente; es decir, es un juicio no fundamentado. En este escenario, los impulsores pueden ser las creencias raíz “yo no puedo”, “yo no merezco”, “yo no sirvo”; y las emociones rabia, tristeza y/o miedo.

Ej.: 

2.1. “Saberse” inadecuado, desorganizado (yo no puedo), poco competente (yo no sirvo), etc., conlleva al “no tengo tiempo” por miedo a deslucir o fallar ante nuevas oportunidades, desafíos o responsabilidades.

2.2. Un estado depresivo (tristeza) o la ira, amargura, resentimiento (rabia) pueden generar, por igual, un “no tengo tiempo” como antifaz del sentimiento.

3. Es un interés / intención. Creo la necesidad e imagen del “no tengo tiempo” porque lo contrario arriesga el interés / intención sobre cursos de acción no alineados a los cambios o nuevos controles. En otras palabras, “no tengo tiempo” para hacer gestión, desarrollar cambios o dar curso a una acción transformacional porque pueden quedar expuestos usos, costumbres, transacciones, conductas, etc., que, aún siendo legales y legítimas, serían objeto de cambios que, de fondo, “que no me interesan”.

Ante estos escenarios, u otros, cuál es la estrategia?... cuál el QUÉ?... estas son mis notas, sin pretensiones de absolutos…

El tiempo es un recurso que no se puede ahorrar (“hacer tiempo” no es un ahorro, es propiciar una situación; el tiempo simplemente pasará!). El tiempo no se retrocede, no se recupera; se puede redimir lo perdido durante el tiempo vivido, pero no el tiempo mismo; es un valioso recurso expuesto a la mala administración y derroche. Importa entonces, a los fines de aprovecharlo al máximo y valorarlo:

1. Identifica el sentido o propósito de tu ser y alinea tus proyectos y objetivos personales al mismo. Así el hacer fluye mejor en términos de vivencia eficiente del tiempo. (Estudios, profesión, trabajo, familia, relaciones, etc.)

2. Conoce tus momentos de mayor rendimiento psicológico y físico; y procura, entre tu ciclo y el ciclo laboral, una mutua alineación y ritmo.

3. Identifica objetivos, metas y genera prioridades; planifica tus actividades y los recursos materiales y financieros asociados a las mismas.

4. Define los QUÉ? que importan; aquellos que dan soporte y dinamismo a los cursos de acción que maximizan tu rendimiento en el esfuerzo y que generan mayor índice de colaboración inteligente en tu hacer.

5. Cuida los CÓMO?... “hacer” organizado, responsable, atento y presente. Lo contrario hace “escaso el tiempo”.

“Nadie tiene suficiente tiempo, pero todos tienen todo el tiempo que hay”


RECOMENDACIONES GENERALES: 

1. Define qué es prioritario y fundamenta tu decisión en la resultante del balance entre los aspectos jurídicos, administrativos, financieros y operativos que interactúan en tu gestión. Establece compromisos, responsabilidades y tiempos de entrega a los fines de minimizar la indecisión y la ralentización del trabajo. Procura el detalle eficiente del todo y sus partes. 

2. Toma tiempo para planificar (pensar antes de actuar) tus acciones enfocado a eficiencia… mejorarás los tiempos de ejecución y los resultados. 

3. Lista tus actividades diarias y semanales especificando el tiempo en que esperas darles cumplimiento. Registra el tiempo real y las razones que generaron modificaciones en su cumplimiento. 


4. Mantén el esfuerzo (estar atentos / presentes) sin perder de vista los objetivos. No distraigas el esfuerzo por los antecedentes (pasado) o por el afán del resultado (futuro). Pasado o futuro deben ser referentes, no determinantes. 

5. Cuídate del “activismo”, este puede ser solo un intento (1) por silenciar la conciencia cuando te indica una falla en tus competencias o responsabilidades y (2) por justificar ante el equipo de trabajo tu “falta de tiempo” ante responsabilidades mayores o ante incumplimientos de procesos neurálgicos. Acción no es, en sí misma, resultado; ni éste, per sé, es logro satisfactorio. 

6. Pon lo mejor de ti en lo mejor de tus posibilidades. Identifica las situaciones o problemas que tienden a resolverse por sí mismos cuando se resuelven factores que les son determinantes; enfócate en éstos. 

7. Evita el hábito de posponer o aplazar pues puede generar pérdida de oportunidades e incumplimiento de compromisos… con las consecuentes consecuencias! 

8. Delega!... no asumas todas las acciones aún cuando el cargo te reserve la responsabilidad última del líder. Agrupa las actividades rutinarias y/o de bajo valor para el logro, y las que son similares… delega y minimiza la repetición. Ocúpate de las que agregan valor y contribuyen al logro satisfactorio. 

9. Procura que tu hacer sea un “proceso autoauditable”… mañana, mediodía y tarde verifica cómo va el cumplimiento de tu planificación. Recuérdate los compromisos, no confíes en tu memoria… no pierdas de vista tu agenda. 

10. Utiliza los últimos minutos de la jornada laboral (o anticípate a los primeros) para revisar la “agenda” de la siguiente jornada. Es tu “puesta a punto” de gestión. Sin olvidar que existe el azar y lo imprevisto, procura respetar las actividades y compromisos establecidos… ante lo inusitado, sé creativo. No dejes las responsabilidades en manos de la casualidad 

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