Principales herramientas de planeación en la empresa

Contando con herramientas especializadas podemos tener una buena planeación.

En la actualidad es notorio que dentro del proceso de la administración, el punto de la planeación es uno de los más importantes. Y este mismo consiste en tener claro y saber que camino tomaran las operaciones, y más aun de cómo y de que formas se llevaran a cabo

La planeación da como factor una base de altos cimientos sobre cual se basan todas las operaciones de la organización, y sobre esta etapa dependerán todos los éxitos o fracasos que e hayan obtenido, a partir de la planeación.

Contando con herramientas especializadas podemos tener una buena planeación y con esto un correcto desarrollo de esta actividad.

1. Conceptualización

1.1 Herramienta

Recurso que se utiliza para realizar una actividad o un trabajo. (thefreedictionary, 2000) Dispositivos o procedimientos que aumentan la capacidad de hacer ciertas tareas. (wikipedia.org, 2012)

1.2 Planeación

La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se crean planes y programas.
Tener uno o varios objetivos a realizar junto con las acciones requeridas para concluirse exitosamente. Va de lo más simple a lo complejo, dependiendo el medio a aplicarse. La acción de planear en la gestión se refiere a planes y proyectos en sus diferentes, ámbitos, niveles y actitudes. (wikipedia.org, 2012)

De las anteriores definiciones se puede concluir que las herramientas de planeación son aquellos recursos que se utilizan para definir un problema, analizar experiencias pasadas, y así crear planes y programas.

2. Las herramientas de planeación

Las herramientas de planeación tienden a facilitan el trabajo al administrador en la toma de decisiones, aumentando su desempeño de labor, tomando la alternativa más adecuada de acuerdo a la situación presentada, estas herramientas se puede utilizar en cualquier tipo de proyecto dando así una base solidad para quien las use.

De acuerdo a las herramientas de planeación evalúan:

• Análisis del entorno.- Análisis de grandes cantidades de información para detectar tendencias emergentes y crear escenarios
• El competidor.- Identifica quienes son los competidores, que hacen y como sus acciones afectaran el enfoque de la organización.
• Escenario.- Punto de vista consistente de lo que probablemente sucede en el futuro.
• Pronóstico.- Predicciones de resultados futuros, dos de las predicciones más comunes son los ingresos futuros y los nuevos adelantos tecnológicos, sin embargo cualquier componente del entorno general y específico de la organización puede ser sujeto a pronósticos
• Pronósticos de ingresos.- Es la predicción general de los ingresos futuros, involucra la proyección de ventas generada a partir de los datos históricos, ajustadas con las tendencias encontradas en el análisis del entorno como los cambios de factores sociales, económicos, legales, políticos, etc.
• Pronósticos tecnológicos.- busca anticipar los cambios en la tecnología y el marco temporal en el cual las nuevas tecnologías pueden convertirse en realidades económicas.
• Pronósticos cuantitativos.- aplican un conjunto de reglas matemáticas a una serie de datos anteriores para predecir datos futuros.
• Pronósticos cualitativos.- utilizan el juicio y las opiniones de conocedores. Generalmente se usan cuando los datos precisos son limitados o difíciles de conseguir. (scribd.com, 2012)

2.1 Herramientas de planeación más aplicadas

En la planeación hay diversas herramientas existentes para llevar a cabo esta actividad, dentro de las herramientas existen algunas que son comúnmente más utilizadas debido a su alto desempeño que da mejores resultados.

Todas las herramientas para la implementación de la planeación son dependientes del sistema en que se quiera aplicar, y estas a su vez de los pequeños subsistemas que integren al sistema absoluto.

El tiempo es una variable determinante de mucha importancia para tener o no éxito. El tipo de planeación que se genere dependerá de todos los objetivos planteados por la organización, de tal manera tendremos tres tipos diferentes de planeación de acuerdo al tiempo de proyección los cuales son los siguientes:

1. La planeación a corto plazo generalmente es de un año.
2. La planeación a mediano plazo es de uno a tres años.
3. La planeación a largo plazo es de más de tres años.

A continuación se mencionaran las herramientas de planeación mas aplicadas.


Análisis FODA

También conocida como matriz FODA o en ingles SWOT, y es una metodología de estudio de la situación competitiva de una empresa en su mercado (situación externa) y de las características internas (situación interna) de la misma, a efectos de determinar sus Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. La situación interna se compone de dos factores controlables: fortalezas y debilidades, mientras que la situación externa se compone de dos factores no controlables: oportunidades y amenazas.

Es la herramienta estratégica por excelencia más utilizada para conocer la situación real en que se encuentra la organización.

(García, 2008)


Análisis de Red PERT

La red de PERT es una herramienta cualitativa de planificación y control, lo que permite a los administradores contar con un modelo de optimización que entregue la solución optima de una secuencia de actividades ene le tiempo que deben realizarse para finalizar el plan de acción, y también permite la red de PERT programar un proyecto por adelantado y calcular el tiempo necesario para su finalización.

Esta herramienta también facilita las actividades de control, permitiendo la comparación del tiempo de lo planeado con lo real, viéndose la diferencias de tiempo en avances.

Ejemplo de aplicación de red PERT (yolose, 2012).


Diagrama de flujo

Esta herramienta representa mediante el uso de figuras geométricas, los proceso que estemos analizando, con el fin de mejorar o resolver un problema de algún sistema.


Simbología:

Símbolos y significado de diagrama de flujo (Hernández, 2012)


Diagrama de Gantt

Es una de las herramientas más utilizadas en la planeación esta está formada de la siguiente manera: consiste en un sistema de coordenadas en que se indica: en el eje horizontal (un calendario, o escala de tiempo definido en términos de la unidad más unidad más adecuada al trabajo que se va a ejecutar-hora, día semana, mes etc.), en el eje vertical (las actividades que constituyen el trabajo que se va ejecutar). A cada actividad le corresponde una línea horizontal, cuya longitud es igual a la duración del eje horizontal, el cual puede ser determinado por: hora, día, semana, mes, etc.

Diagrama de Gantt (Wikipedia.org, 20012)


Manuales

Los manuales administrativos son documentos que permiten la comunicación y coordinación, además de permitir registrar y transmitir en forma ordenada y sistémica la información de una organización.

Existen diversos tipos de manuales, de entre los cuales los más usuales son:

• Manual de operaciones.
• Manuales departamentales.
• Manuales de organización.
• Manuales de calidad

Líneas de espera

Es una técnica fundamentada en la estadística inferencial, esta permite conocer el tiempo de permanencia en líneas de espera así como el tiempo de servicio, se utiliza generalmente para generar estrategias en establecimientos que prestan servicios como bancos, autolavados, supermercados, entre otros.


Programación lineal

Técnica matemática mediante el cual se resuelve un problema indeterminado, formulado a través de ecuaciones lineales, optimizando la función objetivo, también lineal.

Consiste en optimizar (minimizar o maximizar) una función lineal, denominada función objetivo, de tal forma que las variables de dicha función estén sujetas a una serie de restricciones que expresamos mediante un sistema de inecuaciones lineales.

Ejemplo de gráfica obtenida por programación lineal (EcoRivera, 2011).


Simulación

Es una técnica que por medio de un software de computadora permite la construcción de un modelo de un sistema en base a uno de la vida real, con el fin de generar un sin número de estrategias, evaluar resultados, a un bajo costo y de una manera rápida y sencilla.

Ejemplo de simulación con ProModel (quierobits.com, 2010)


Teoría de probabilidad

Es el uso de estadística para analizar patrones previsibles anteriores y reducir el riesgo en panes futuros, que se puede aplicar dentro de la organización de las empresas.

La teoría de probabilidades se ocupa de asignar un cierto número a cada posible resultado que pueda ocurrir en un experimento aleatorio, con el fin de cuantificar dichos resultados y saber si un suceso es más probable que otro. La probabilidad de un suceso es un número, comprendido entre 0 y 1, que indica las posibilidades que tiene de verificarse cuando se realiza un experimento aleatorio. (Vargas, 2012).


Conclusión

Por medio de este trabajo de investigación se pudo analizar la conceptualización de herramientas de planeación y pudimos analizar que para poder tener una buena planeación es necesario llevarla acabo con la ayuda de las diversas herramientas con las que se cuentan, llámese análisis FODA, grafica de Gantt, entre otros más.

Es muy probable que el tema no sea desconocido para muchos de nosotros, sin embargo, solo se tiene presente de una manera informal y desordenada.

Las herramientas empleadas dependerán de las características y necesidades del sistema a planear, y de esto también dependerá el buen análisis y funcionamiento de las estrategias formuladas para poder alcanzar los objetivos establecidos.

Es de vital importancia que la organización tenga en cuenta que debe desarrollar y mejorar la habilidad de gestionar y administrar sus recursos y sacar el máximo provecho del capital económico, y como vimos en este documento de investigación, esto se logra con la correcta selección y aplicación de una o más herramientas de planeación.


Sugerencia de tesis

“Aplicación de una herramienta de planeación estratégica, que permita la visualización de resultados de la administración de primer nivel de un empresa, después de la sucesión familiar”

Objetivo: Aplicar una herramienta de planeación, que después de la sucesión familiar permita visualizar los resultados a corto, mediano y largo plazo de la nueva administración.


Fuente: http://www.gestiopolis.com/administracion-estrategia-2/principales-herramientas-de-planeacion-en-la-empresa.htm?utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed%3A+gestiopolis+%28GestioPolis%29